Vediamo come diventare organizzatore di eventi, chiamato anche event manager. Importante figura professionale, che negli ultimi anni è sempre più ricercata ed apprezzata per la realizzazione di eventi importanti
Ogni manifestazione, grande o piccola che sia, per essere organizzata al meglio, ha bisogno di un regista che prenda in mano tutte le fasi dello svolgimento degli eventi. L’organizzatore di eventi, con il committente, deve discutere sulle intenzioni ed esigenze e di come voglia che si svolga l’evento.
Del progetto del committente, e del budget economico, deve valutare se sia possibile la realizzazione dell’evento. Se si, il responsabile organizzatore dell’evento, in base al budget economico, deve assicurarsi la collaborazione di risorse umane che si occupano di organizzare e allestire i locali o gli spazi individuati per lo svolgimento della manifestazione. Naturalmente l’organizzatore di eventi, deve valutare il profitto economico che può ricavare.
Molto delicata è la fase, a seconda di che tipo di evento si tratta, della stipula dei contratti da fare con il personale che viene incaricato per la collaborazione, con eventuali finanziatori, fornitori o artisti e animatori.
Nella fase iniziale l’evento e il programma di svolgimento va pubblicizzato, cosi da avere una risonanza e richiamo, questo compito spetta all’organizzatore, che deve scegliere i canali giusti per avviare una campagna promozionale.
Per diventare organizzatore di eventi un giovane, si può iscrivere a un corso di formazione oppure fare pratica lavorando con un’agenzia del settore, basta inviare un curriculum vitae, cosi da rendersi conto se è un’attività che vada bene per la tua personalità.
La professione di organizzatore di eventi
La professione di organizzatore di eventi, è carica di responsabilità, dove i rischi da correre sono molteplici, bisogna essere molto intraprendenti e sicuri di sé. Da ogni manifestazione ci si aspetta sempre che tutto vada per il meglio, non si ammettono errori, e a volte la cattiva gestione non sempre dipende dall’organizzatore che però è sempre lui a dover rispondere al committente.
Tutti gli organizzatori di eventi devono avere alle spalle una efficiente organizzazione, collaudata e affiatata,
Per avere successo con la professione di organizzatore di eventi bisogna essere pazienti, e aspettare che la competenza arrivi. Importante è crearsi una fitta cerchia di conoscenze con le quali instaurare relazioni collaborative di vari settori, con imprenditori sia pubblici che privati.
Le principali doti e competenze che un buon organizzatore di eventi deve avere, sono quelle relative agli obblighi di legge relativi al mondo del lavoro, e delle normative comunali per rispettarle senza cosi incorrere a sanzioni.
L’organizzatore di eventi, chiamato anche event manager, è un’importante figura professionale, che negli ultimi anni è sempre più ricercata ed apprezzata per la realizzazione di eventi importanti, che si desidera siano curati nei minimi dettagli e indimenticabili. Nella capitale esistono numerose agenzie che si occupano di organizzare eventi, che si avvalgono di personale altamente qualificato e offrono un servizio professionale e di altissimo livello.
L’importanza della pianificazione dell’evento
Il compito di un organizzatore di eventi non è affatto semplice perché è colui che da dietro le quinte muove i fili della festa ed è quindi proprio su di lui che ricadono tutte le responsabilità. Tra i suoi importanti compiti c’è la costruzione dell’immagine della festa, la coordinazione di tutti gli aspetti tecnici, logistici e in alcuni casi burocratici.
La prima cosa da fare è pianificare l’evento, capire il genere di festa che si deve organizzare e il target di ospiti che sarà coinvolto. È fondamentale che si instauri da subito un rapporto di fiducia e sincerità con il cliente che desidera organizzare l’evento e che ha richiesto la collaborazione di un organizzatore di eventi.
Il cliente dovrà sentirsi libero di esprimere tutti i propri desideri, ma anche dubbi e perplessità, in modo che l’organizzatore possa realizzare un evento che lo soddisfi appieno.
Creare un evento speciale
Per riuscire a creare un evento speciale è importante fare una dettagliata analisi dei bisogni per conoscere la data della festa, la sua durata, il luogo, il target degli ospiti, l’eventuale genere di evento che si desidera organizzare, ad esempio una festa a tema, gli obiettivi che si desiderano raggiungere e le aspettative del cliente.
L’organizzazione di un evento vincente ha delle delicate fasi, che sono riportate nell’elenco che segue.
● ideazione della festa, momento in cui si stabiliscono le linee generali, le caratteristiche fondamentali e gli eventuali obiettivi.
● L’attivazione, fase in cui viene studiata la fattibilità dell’evento, soprattutto in base alle disponibilità economiche del cliente.
● La pianificazione, momento in cui si programma l’evento, si valutano i tempi di preparazione, le risorse necessarie ecc.
● L’attuazione, vale a dire la messa in opera della fase di pianificazione.
● La valutazione dell’evento, che serve per stabilire se si sono raggiunti gli obiettivi prefissati e quindi il cliente è soddisfatto e felice.
L’organizzatore di eventi negli ultimi anni è diventato un vero e proprio mestiere particolarmente indicato per coloro che hanno buone dote relazionali, creatività e ingegno. Esistono dei veri e propri corsi per diventare organizzatore di eventi.
